Bedarfsanalyse
Wir gehen mit Ihnen die Abläufe durch, die am meisten Zeit kosten, und ordnen sie nach Aufwand und Nutzen. Am Ende steht eine Liste, was sich zu automatisieren lohnt und was nicht.
Prozessautomatisierung
Abläufe automatisieren statt abtippen
In vielen Betrieben stehen dieselben Daten in drei Systemen, und jemand überträgt sie von Hand. Das kostet jede Woche Stunden und erzeugt Fehler, die erst später auffallen.
Wir schauen uns Ihre Abläufe an, verbinden die Systeme, die Sie bereits nutzen, und lassen die Schritte automatisch laufen, die keine menschliche Entscheidung brauchen. Als Werkzeug setzen wir n8n ein, dazu KI überall dort, wo ein Ablauf Sprache verstehen oder Inhalte einordnen muss.
Wir analysieren nicht nur, wir bauen es. Weil wir Websites, Schnittstellen und Hosting ohnehin betreuen, endet die Arbeit bei uns nicht mit einer Empfehlung.
Unsere Leistungen im Überblick
Sechs Bausteine, von der ersten Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb. Sie lassen sich einzeln oder zusammen beziehen.
Tools und Software verbinden
Ihre Systeme bleiben, wo sie sind. Wir verbinden sie über Schnittstellen, damit Shop, Buchhaltung, CRM und Postfach nicht länger getrennt voneinander arbeiten.
Daten automatisch synchronisieren
Adressen, Bestellungen und Statusänderungen wandern von selbst von einem System ins nächste. Die doppelte Erfassung entfällt, und alle Beteiligten sehen denselben Stand.
Abläufe zentral steuern
Statt verstreuter Einzellösungen läuft alles in einer Umgebung, die Sie einsehen können. Jeder Ablauf ist dokumentiert, jeder Fehler nachvollziehbar.
Prozesse digitalisieren
Formulare auf Papier, Freigaben per Mail, Listen in Excel: Solche Abläufe bringen wir zuerst in eine saubere digitale Form. Automatisieren lässt sich erst danach sinnvoll.
KI dort, wo sie trägt
Ein Sprachmodell kann eine Anfrage einordnen, ein Dokument auslesen oder einen Antwortentwurf vorbereiten. Diese Schritte bauen wir ein, die Freigabe bleibt bei Ihnen.
So gehen wir vor
Schritt 1
Analyse
Wir nehmen Ihre Abläufe auf und halten fest, wie viel Zeit ein Schritt heute kostet und wo er hakt. Daraus entsteht eine nach Nutzen sortierte Liste.
Schritt 2
Aufbau
Wir bauen den ersten Ablauf produktiv und lassen ihn eine Zeit lang parallel zum bisherigen Vorgehen laufen. So sehen Sie das Ergebnis, bevor Sie sich darauf verlassen.
Schritt 3
Betrieb
Schnittstellen ändern sich, Automatisierungen brauchen deshalb Pflege. Auf Wunsch überwachen wir die Abläufe und greifen ein, wenn einer stehen bleibt.
Was wir nicht versprechen
Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert. Was selten vorkommt, sich ständig ändert oder eine fachliche Beurteilung verlangt, bleibt besser von Hand. Und eine Automatisierung, die niemand im Betrieb versteht, ist ein Risiko und kein Gewinn. Deshalb dokumentieren wir jeden Ablauf so, dass Sie ihn auch ohne uns nachvollziehen können.
So sieht ein automatisierter Ablauf aus
Aus der Praxis: das Meldetool von DB Cargo Schweiz
Im Bahnverkehr gelten strenge Sicherheitsauflagen. Ereignisse müssen systematisch erfasst werden, vom Sachschaden über den Personenschaden bis zur Unregelmässigkeit. Jede Art von Meldung braucht dabei andere Angaben.
Wir haben für DB Cargo Schweiz ein Meldetool gebaut, in dem das Formular auf die Meldung reagiert. Wer eine Krankmeldung erfasst, wird automatisch nach der Dauer des Ausfalls gefragt und hängt das Arztzeugnis direkt als Foto von der Smartphone-Kamera an. Mit dem Absenden gehen die HR-Abteilung und die vorgesetzte Person automatisch in Kopie.
Das Tool läuft auf allen Geräten im Unternehmen, ist mehrsprachig und lässt sich Schritt für Schritt um weitere Felder und Regeln ergänzen. Genau darum geht es bei der Prozessautomatisierung: nicht um ein Formular mehr, sondern um einen Ablauf, der selbst weiss, wer als Nächstes etwas tun muss.
Mit Usability und Individualisierbarkeit als oberste Prämisse konnte die flink think GmbH die Entscheidungsträger bei DB Cargo Schweiz überzeugen. Dank der kompetenten Beratung und der kreativen Herangehensweise konnten wir unsere Anforderungen im Meldetool abbilden.
Martin Büttner, Projektleiter Meldetool, DB Cargo Schweiz GmbH
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
n8n ist eine Plattform, in der Abläufe als Ablaufdiagramm gebaut werden. Sie lässt sich auf einem eigenen Server betreiben, womit Sie die Kontrolle darüber behalten, wo Ihre Daten liegen.
Nein. Ausgangspunkt sind die Systeme, die Sie heute einsetzen. Ein Wechsel kann sinnvoll sein, ist aber keine Voraussetzung für eine Automatisierung.
Jeder Ablauf bekommt eine Fehlerbehandlung und eine Benachrichtigung. Wichtig ist, dass ein Ausfall auffällt und nicht still im Hintergrund Daten verliert.
Unsere Server stehen in der Schweiz, n8n läuft entsprechend auf Schweizer Infrastruktur. Sobald ein Sprachmodell beteiligt ist, hängt es vom Anbieter ab, wo verarbeitet wird. Wir klären das vor dem Aufbau und halten schriftlich fest, welche Daten welchen Weg nehmen.
Wir offerieren entsprechend Ihren Anforderungen. Die Offerte ist in einzelne Positionen und Module gegliedert, damit nachvollziehbar bleibt, was welcher Ablauf kostet. So können Sie einzelne Teile weglassen oder später ergänzen.
Für Betriebe, in denen dieselbe Information mehrfach von Hand erfasst wird, und für alle, bei denen ein wiederkehrender Ablauf regelmässig Zeit frisst. Bei sehr kleinen Mengen ist der Aufwand für den Aufbau oft grösser als der Gewinn.